Den Betrieb ihres Yogaraums in der Corona-Krise einstellen oder die Kurse online weiterführen? Vor diese Frage gestellt, entschied sich Dörte Kortum von yogaraum-flensburg.de dafür, ihr Angebot durch Videokonferenzen zu digitalisieren.
Sie hatte gerade neue Präventionskurse gestartet, als die weitere Durchführung durch die Corona-Krise unmöglich wurde. Normalerweise fordern die Krankenkassen eine Durchführung der Kurse an einem Ort mit Anwesenheitspflicht, damit Teilnehmende die Kosten erstattet bekommen können. Diese Anforderungen wurden in der Krise gelockert. Eine Voraussetzung ist allerdings, dass Lehrende ihre Teilnehmenden stets sehen können.
Ihre Teilnehmenden erklärten sich dankenswerterweise mit großer Mehrheit dazu bereit, die Virtualisierung der Kurse auszuprobieren.
Für die Yogalehrerin und Ergotherapeutin stellte die Umsetzung eine hohe Hürde da, da sie ihren Teilnehmenden nicht nur eine technisch stabile und einfache Lösung anbieten wollte, sondern auch rechtlich auf der sicheren Seite sein musste.
Vorbereitung
In Videokonferenzen habe ich sie zunächst zur Technik, zur Durchführung der Kurse und als TÜV-zertifizierter Datenschutzbeauftragter auch zum Datenschutz beraten.
Die Beschaffung stellte sich als nicht ganz einfach dar, weil die notwendige Technik nur noch begrenzt verfügbar ist und teilweise zu absurd hohen Preisen gehandelt wird. Nach ein paar Tagen waren aber alle Probleme gelöst, ein Vertrag über Auftragsverarbeitung mit einem deutschen Anbieter von Videokonferenzen geschlossen und der Yogaraum mit Kamera, Freisprecheinrichtung, Videoprojektor und stabiler Internetanbindung auf die neuen Aufgaben vorbereitet.
An einem Termin zur Überprüfung der Technik nahmen fast vierzig Personen teil und nutzten die Gelegenheit, den Umgang mit der Technik zu üben und Probleme auszuräumen.
Durchführung
Um einen guten Kontakt zu allen Mitgliedern der Kursgruppe zu halten, teilte Dörte Kortum die Interessenten in zwei Gruppen von maximal 20 Teilnehmenden auf.
Bei den ersten Sitzungen gab es noch einmal kurze Einführungen zum Ablauf und Verhalten bei technischen Störungen. Dazu stand ich die ersten 15 Minuten im Konferenzraum als zusätzlicher Moderator bereit und war anschließend in Telefonbereitschaft. Diese wurde lediglich zweimal in Anspruch genommen, da die Durchführung erfreulich störungsfrei lief.
Die Teilnehmenden haben die ersten Veranstaltungen überaus positiv kommentiert und freuen sich, dass sie ihre Kurse zu Ende führen können. Für Dörte Kortum hätte ohne die Videokonferenztechnik die Corona-Krise die Schließung ihres Yogaraums bedeutet. Jetzt denkt sie über ein zusätzliches Online-Kursangebot nach.
Durch die Ausbreitung des Corona-Virus hat sich die Haltung vieler Unternehmen zum Homeoffice schlagartig geändert. Was bisher vielleicht mürrisch geduldet oder sogar vollständig abgelehnt wurde, könnte im Fall einer Quarantäne der Mitarbeiter/-innen zu einer Frage des wirtschaftlichen Überlebens werden.
In diesem Artikel möchte ich ein paar Tipps und Checklisten zur Hand geben, wie der Übergang zum Homeoffice für den Notfall gelingen kann.
Die Vorgehensweise deckt sich dabei natürlich nicht mit einer strukturierten Planung. So ist, wenn von heute auf morgen ein Drittel der Belegschaft nicht erscheinen kann, die Sicherung der Arbeitsfähigkeit einigen Aspekten wie z.B. der 100% IT-Sicherheit bestimmt übergeordnet. Denn was nutzt eine perfekt geschützte Organisation, die leider insolvent ist? Trotzdem sollten natürlich auch im Notfallszenario IT-Sicherheit, Datenschutz oder Arbeitssicherheit so weit wie möglich im Auge behalten werden.
Vorrangig geht es in diesem Artikel aber um die Werkzeuge und Prozesse für die Zusammenarbeit und nicht um die rechtlichen Hintergründe.
Schritt 1: Was für eine Haltung brauchen wir?
Homeoffice funktioniert nur mit Offenheit und Vertrauen. Arbeitnehmer/-innen wie Arbeitgeber/-innen müssen sich sicher fühlen, von der anderen Seite nicht ausgenutzt zu werden.
Arbeitgeber/-innen befürchten häufig, dass sich Arbeitnehmer/-innen im Homeoffice nicht so konzentriert um ihre Aufgaben kümmern. Die Arbeitgeberseite muss dazu verstehen, dass Kollegen/-innen im Homeoffice vielleicht nicht immer sofort per Telefon oder E-Mail verfügbar sind. Gerade kleinen Kindern ist es schwer zu vermitteln, dass Papa oder Mama zu Haus sind und trotzdem gleichzeitig bei der Arbeit. Dadurch verlängert sich oft der Arbeitstag, weil Unterbrechungen entstehen.
Hier macht es Sinn, Antwortzeiten für Anfragen (z.B. 1h) oder feste Zeitkorridore für die Erreichbarkeit (z.B. während des Kindergartenbesuchs) zu definieren.
Arbeitnehmer/-innen wollen andererseits auch nicht mehr zu erledigende Arbeit erhalten, als es im Büro normal wäre.
Hier kann man regelmäßige, virtuelle Kurzmeetings zum aktuellen Stand der Arbeit und Auslastung einrichten
oder auch auf Kanban Boards (s. Infrastruktur unten) zurückgreifen.
In Unternehmen mit Betriebsrat wird dieser sicher in der Extremsituation alle Maßnahmen vertrauensvoll von Anfang an mitgestalten.
Schritt 2: Welche Infrastruktur wird benötigt?
Kommunikation (synchron)
Telefon (notwendig)
Videokonferenzen (sinnvoll)
Telefonkonferenzen (sinnvoll, wenn Video keine Option ist)
Kommunikation (asynchron)
E-Mail (notwendig)
Chatprogramme, Nachrichtenforen (sinnvoll)
Dateiaustausch
Möglichkeit, Daten über das Internet z.B. in einer Cloud-Lösung freizugeben (notwendig) Dateien können je nach Konfiguration innerhalb der Organisation oder auch für Dritte zum Lesen und/oder Bearbeiten freigegeben werden.
Kollaborations- und Organisationswerkzeuge
Freigaben für Kalender (sinnvoll) Diese Funktion ist häufig vorhanden – ohne genutzt zu werden…
Online-Texteditoren (sinnvoll) Online-Texteditoren ermöglichen, über das Internet gemeinsam an Dokumenten (Texten, Tabellen, Präsentationen) zu arbeiten, wobei alle Beteiligten gleichzeitig den aktuellen Stand sehen.
Terminabstimmungswerkzeuge (sinnvoll) Beteiligte können bei Terminvorschlägen ankreuzen, ob sie verfügbar sind.
Kanban Boards (sinnvoll) Im Beispiel unten liegt ein Stapel mit Aufgaben links, die Beteiligte sich selbst nehmen oder durch Vorgesetzte zugewiesen bekommen können. Sind die Aufgaben in Bearbeitung, werden sie in die Mitte gezogen. Zusätzlich können die Karten mit weiteren Beschreibungen ergänzt werden. Erledigte Aufgaben gehen auf den rechten Stapel. Von dort können sie archiviert werden. Das gesamte Team hat immer im Überblick, wer an was arbeitet. Leerlauf entsteht nicht, weil man sich selbst immer neue Aufgaben nehmen kann.
Schritt 3: Was haben wir an Infrastruktur bzw. können wir schnell beschaffen?
Firmenseitig:
Häufig sind schon Lizenzen oder Installationen zu Software vorhanden, deren Potential nur zum Bruchteil ausgeschöpft wird. Wer über Installation von Nextcloud oder Owncloud verfügt oder Office 365 lizensiert hat, hat praktisch alle oben genannten Werkzeuge schon im Unternehmen bzw. kann leicht die notwendigen Voraussetzungen schaffen.
Ist nichts derartiges vorhanden, so sind für den Notfall über das Internet entsprechende Werkzeuge (sogar mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung) in kurzer Zeit aufgesetzt.
Im Homeoffice:
Der Heimarbeitsplatz sollte über ein Minimum an Ergonomie verfügen. Ein Couchtisch im Wohnzimmer ist wenig geeignet.
Hochauflösende Webcam für Videokonferenzen.
USB-Headset für Videokonferenzen (alternativ geeignete Freisprecheinrichtungen).
Internetbandbreite im Bereich von oberhalb 2 Mbit/s, um sinnvoll an Videokonferenzen teilnehmen zu können. Mehr Bandbreite ist auch für den Austausch von Dateien sinnvoll.
VPN auf dem Rechner oder über separaten VPN-Router.
Nummer für Call-through, damit ausgehende Anrufe mit einer Telefonnummer des Unternehmens dargestellt werden.
Schritt 4: Auf was können die Kollegen/-innen im Homeoffice zugreifen?
Es kann sein, dass aus Gründen des Datenschutzes oder der IT-Sicherheit nicht alle Dokumente oder Prozesse im Homeoffice verfügbar sein dürfen oder sollen. Hier sind zum Beispiel Fragen der Zugänglichkeit und von Zugriffen Dritter (Partner, Kinder etc.) zu klären. Von diesen Beschränkungen abgesehen, lassen sich die meisten Tätigkeiten aus einem Büro in das Homeoffice verlagern.
Schritt 5: Wie setzen wir es in der Praxis um?
Offen sein. Die Situation ist komplex und alle Beteiligten werden Fehler machen. Das ist nicht schön, gehört aber dazu.
Notwendige zentrale Plattformen aufsetzen/konfigurieren und testen.
Webcams, Headsets etc. beschaffen.
Testlauf mit technik-afinen Kollegen/-innen.
Unterstützung für Fragen zur Technik und Organisation bereitstellen. Dazu zählen Schulungen genauso wie Helplines (am Telefon und in Videokonferenz).
Mit Erfahrungen aus Tests schrittweise weitere Nutzer/-innen einbeziehen und an die Grenzen der Systeme und Prozesse heran tasten.
Laufend evaluieren: Was läuft gut, wo brauchen wir Anpassungen?
Offen sein, freundlich bleiben und allen Beteiligten für ihre Anstrengungen in der besonderen Situation danken.
Schritt 6: Wie gestalten wir unsere Zusammenarbeit?
Regelmäßige Online-Meetings für den sozialen Zusammenhalt und gegen die Vereinsamung.
Transparenz durch z.B. Kanban Boards (s.o.).
Flexibel in der Aufgabenbewältigung – mit den Bedürfnissen sowohl der Organisation wie der Mitarbeiter/-innen im Blick.
Schritt 7: Was lernen wir für den Normalbetrieb?
Vielleicht zeigt der Notfallbetrieb neue Chancen für den normalen Betriebsablauf auf. Definitiv werden sich auch Probleme zeigen. Daher sollte es begleitend eine Dokumentation geben, die positive wie negative Aspekte sammelt.
Diese Dokumentation kann beispielsweise auch als freigegebenes Dokument durch alle Beteiligten erarbeitet werden. Wer auf ein Problem stößt, kann dieses gleich eintragen. Gleiches gilt natürlich auch für positive Resonanz!
Schritt 8: Was ist im Normalbetrieb zu berücksichtigen?
Wichtig für den Normalbetrieb ist die Klärung u.a. folgender Themenfelder:
IT-Sicherheit
Datenschutz
Mitbestimmungsrechte/Betriebsvereinbarungen
Arbeitssicherheit
Wenn Sie über die Tipps in diesem Artikel hinaus Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Golem meldet, dass Microsoft für deutsche Großkunden Office 365 auch aus deutschen Rechenzentren anbieten möchte, um Bedenken hinsichtlich des DSGVO-konformen Betriebs auszuräumen.
Verbessert die Datenhaltung in Deutschland also die rechtliche Position der Auftraggeber hinsichtlich Einhaltung der DSGVO? Aus meiner Sicht nicht wesentlich.
Die Notwendigkeit zum Abschluss eines Vertrages über Auftragsverarbeitung ergibt sich daraus, dass zum einen in den bearbeiteten Dokumenten in der Regel personenbezogene Daten enthalten sein dürften und zum anderen auch durch die Nutzer der Software personenbezogene Daten (z.B. Telemetriedaten) erzeugt werden (s.a. Art. 4 und Art. 24 DSGVO).
„Die Verarbeitung durch den Auftragsverarbeiter wird … grundsätzlich dem Verantwortlichen zugerechnet.“ (s.a. Kurzpapier Nr. 13, Auftragsverarbeitung, Art. 28 DS-GVO, Datenschutzkonferenz). Der Verantwortliche (in der Microsoft beauftragenden Organisation) ist für die Auswahl geeigneter Auftragsverarbeiter verantwortlich.
Zum anderen sollte man sich allerdings auch fragen, ob man Datenabflüsse auch aus Sicht der IT-Sicherheit überhaupt tolerieren möchte, selbst wenn sie rechtlich nach DSGVO nicht zu beanstanden wären. Einmal in die USA abgeflossen, ist die Kontrolle vollständig verloren. Zumal durch den Cloud Act Unternehmen in den USA zur Herausgabe von Daten auch auf europäischen System verpflichtet sind. Hierbei sollte man auch daran denken, dass die DSGVO nur personenbezogene Daten aber nicht beispielsweise Informationen zu Geschäftsprozessen oder Technologien schützt.
Viele Funktionen der Microsoft Lösung lassen sich auch durch Software wie z.B. Nextcloud oder Owncloud realisieren. Diese können In-House oder bei geeigneten Hostern innerhalb der EU installiert werden und belassen die Kontrolle über die Daten bei den Verantwortlichen.
UPDATE 24.2.20: Heise berichtet, dass sich die Business-Versionen von Office 365 nicht an das per Gruppenrichtlinie erzwungene Abschalten von Makros bei MS Office-Dokumenten halten. Damit kann die Software zu einem Einfallstor für Schadsoftware wie Emotet werden, wenn nicht die teureren Enterprise-Versionen genutzt werden.
Die Datenschutzbehörden von Länder und Bund haben sich laut heise.de auf einheitliche Regeln zur Berechnung von Bußgeldern bei Verstößen gegen die DSGVO geeinigt.
Danach fließen in die Berechnung die Schwere des Verstoßes, die Größe des Unternehmens und der mittlere Jahresumsatz von Unternehmen vergleichbarer Größe ein. Drohe die Zahlungsunfähigkeit, könne dieses auch berücksichtigt werden.
