Schlagwort: Kollaboration

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Homeoffice schnell improvisiert in Zeiten von Corona Virus

Einführende Überlegungen

Durch die Ausbreitung des Corona-Virus hat sich die Haltung vieler Unternehmen zum Homeoffice schlagartig geändert. Was bisher vielleicht mürrisch geduldet oder sogar vollständig abgelehnt wurde, könnte im Fall einer Quarantäne der Mitarbeiter/-innen zu einer Frage des wirtschaftlichen Überlebens werden.

In diesem Artikel möchte ich ein paar Tipps und Checklisten zur Hand geben, wie der Übergang zum Homeoffice für den Notfall gelingen kann.

Die Vorgehensweise deckt sich dabei natürlich nicht mit einer strukturierten Planung. So ist, wenn von heute auf morgen ein Drittel der Belegschaft nicht erscheinen kann, die Sicherung der Arbeitsfähigkeit einigen Aspekten wie z.B. der 100% IT-Sicherheit bestimmt übergeordnet. Denn was nutzt eine perfekt geschützte Organisation, die leider insolvent ist?
Trotzdem sollten natürlich auch im Notfallszenario IT-Sicherheit, Datenschutz oder Arbeitssicherheit so weit wie möglich im Auge behalten werden.

Vorrangig geht es in diesem Artikel aber um die Werkzeuge und Prozesse für die Zusammenarbeit und nicht um die rechtlichen Hintergründe.

Schritt 1: Was für eine Haltung brauchen wir?

Homeoffice funktioniert nur mit Offenheit und Vertrauen. Arbeitnehmer/-innen wie Arbeitgeber/-innen müssen sich sicher fühlen, von der anderen Seite nicht ausgenutzt zu werden.

Arbeitgeber/-innen befürchten häufig, dass sich Arbeitnehmer/-innen im Homeoffice nicht so konzentriert um ihre Aufgaben kümmern.
Die Arbeitgeberseite muss dazu verstehen, dass Kollegen/-innen im Homeoffice vielleicht nicht immer sofort per Telefon oder E-Mail verfügbar sind. Gerade kleinen Kindern ist es schwer zu vermitteln, dass Papa oder Mama zu Haus sind und trotzdem gleichzeitig bei der Arbeit. Dadurch verlängert sich oft der Arbeitstag, weil Unterbrechungen entstehen.

  • Hier macht es Sinn, Antwortzeiten für Anfragen (z.B. 1h) oder feste Zeitkorridore für die Erreichbarkeit (z.B. während des Kindergartenbesuchs) zu definieren.

Arbeitnehmer/-innen wollen andererseits auch nicht mehr zu erledigende Arbeit erhalten, als es im Büro normal wäre.

  • Hier kann man regelmäßige, virtuelle Kurzmeetings zum aktuellen Stand der Arbeit und Auslastung einrichten
  • oder auch auf Kanban Boards (s. Infrastruktur unten) zurückgreifen.

In Unternehmen mit Betriebsrat wird dieser sicher in der Extremsituation alle Maßnahmen vertrauensvoll von Anfang an mitgestalten.

Schritt 2: Welche Infrastruktur wird benötigt?

Kommunikation (synchron)

  • Telefon (notwendig)
  • Videokonferenzen (sinnvoll)
  • Telefonkonferenzen (sinnvoll, wenn Video keine Option ist)

Kommunikation (asynchron)

  • E-Mail (notwendig)
  • Chatprogramme, Nachrichtenforen (sinnvoll)

Dateiaustausch

  • Möglichkeit, Daten über das Internet z.B. in einer Cloud-Lösung freizugeben (notwendig)
    Dateien können je nach Konfiguration innerhalb der Organisation oder auch für Dritte zum Lesen und/oder Bearbeiten freigegeben werden.

Kollaborations- und Organisationswerkzeuge

  • Freigaben für Kalender (sinnvoll)
    Diese Funktion ist häufig vorhanden – ohne genutzt zu werden…
  • Online-Texteditoren (sinnvoll)
    Online-Texteditoren ermöglichen, über das Internet gemeinsam an Dokumenten (Texten, Tabellen, Präsentationen) zu arbeiten, wobei alle Beteiligten gleichzeitig den aktuellen Stand sehen.
  • Terminabstimmungswerkzeuge (sinnvoll)
    Beteiligte können bei Terminvorschlägen ankreuzen, ob sie verfügbar sind.
  • Kanban Boards (sinnvoll)
    Im Beispiel unten liegt ein Stapel mit Aufgaben links, die Beteiligte sich selbst nehmen oder durch Vorgesetzte zugewiesen bekommen können.
    Sind die Aufgaben in Bearbeitung, werden sie in die Mitte gezogen. Zusätzlich können die Karten mit weiteren Beschreibungen ergänzt werden.
    Erledigte Aufgaben gehen auf den rechten Stapel. Von dort können sie archiviert werden.
    Das gesamte Team hat immer im Überblick, wer an was arbeitet. Leerlauf entsteht nicht, weil man sich selbst immer neue Aufgaben nehmen kann.

Schritt 3: Was haben wir an Infrastruktur bzw. können wir schnell beschaffen?

Firmenseitig:

Häufig sind schon Lizenzen oder Installationen zu Software vorhanden, deren Potential nur zum Bruchteil ausgeschöpft wird.
Wer über Installation von Nextcloud oder Owncloud verfügt oder Office 365 lizensiert hat, hat praktisch alle oben genannten Werkzeuge schon im Unternehmen bzw. kann leicht die notwendigen Voraussetzungen schaffen.

Ist nichts derartiges vorhanden, so sind für den Notfall über das Internet entsprechende Werkzeuge (sogar mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung) in kurzer Zeit aufgesetzt.

Im Homeoffice:

  • Der Heimarbeitsplatz sollte über ein Minimum an Ergonomie verfügen. Ein Couchtisch im Wohnzimmer ist wenig geeignet.
  • Hochauflösende Webcam für Videokonferenzen.
  • USB-Headset für Videokonferenzen (alternativ geeignete Freisprecheinrichtungen).
  • Internetbandbreite im Bereich von oberhalb 2 Mbit/s, um sinnvoll an Videokonferenzen teilnehmen zu können. Mehr Bandbreite ist auch für den Austausch von Dateien sinnvoll.
  • VPN auf dem Rechner oder über separaten VPN-Router.
  • Nummer für Call-through, damit ausgehende Anrufe mit einer Telefonnummer des Unternehmens dargestellt werden.

Schritt 4: Auf was können die Kollegen/-innen im Homeoffice zugreifen?

Es kann sein, dass aus Gründen des Datenschutzes oder der IT-Sicherheit nicht alle Dokumente oder Prozesse im Homeoffice verfügbar sein dürfen oder sollen.
Hier sind zum Beispiel Fragen der Zugänglichkeit und von Zugriffen Dritter (Partner, Kinder etc.) zu klären.
Von diesen Beschränkungen abgesehen, lassen sich die meisten Tätigkeiten aus einem Büro in das Homeoffice verlagern.

Schritt 5: Wie setzen wir es in der Praxis um?

  • Offen sein. Die Situation ist komplex und alle Beteiligten werden Fehler machen. Das ist nicht schön, gehört aber dazu.
  • Notwendige zentrale Plattformen aufsetzen/konfigurieren und testen.
  • Webcams, Headsets etc. beschaffen.
  • Testlauf mit technik-afinen Kollegen/-innen.
  • Unterstützung für Fragen zur Technik und Organisation bereitstellen.
    Dazu zählen Schulungen genauso wie Helplines (am Telefon und in Videokonferenz).
  • Mit Erfahrungen aus Tests schrittweise weitere Nutzer/-innen einbeziehen und an die Grenzen der Systeme und Prozesse heran tasten.
  • Laufend evaluieren: Was läuft gut, wo brauchen wir Anpassungen?
  • Offen sein, freundlich bleiben und allen Beteiligten für ihre Anstrengungen in der besonderen Situation danken.

Schritt 6: Wie gestalten wir unsere Zusammenarbeit?

  • Regelmäßige Online-Meetings für den sozialen Zusammenhalt und gegen die Vereinsamung.
  • Transparenz durch z.B. Kanban Boards (s.o.).
  • Flexibel in der Aufgabenbewältigung – mit den Bedürfnissen sowohl der Organisation wie der Mitarbeiter/-innen im Blick.

Schritt 7: Was lernen wir für den Normalbetrieb?

Vielleicht zeigt der Notfallbetrieb neue Chancen für den normalen Betriebsablauf auf. Definitiv werden sich auch Probleme zeigen. Daher sollte es begleitend eine Dokumentation geben, die positive wie negative Aspekte sammelt.

Diese Dokumentation kann beispielsweise auch als freigegebenes Dokument durch alle Beteiligten erarbeitet werden.
Wer auf ein Problem stößt, kann dieses gleich eintragen. Gleiches gilt natürlich auch für positive Resonanz!

Schritt 8: Was ist im Normalbetrieb zu berücksichtigen?

Wichtig für den Normalbetrieb ist die Klärung u.a. folgender Themenfelder:

  • IT-Sicherheit
  • Datenschutz
  • Mitbestimmungsrechte/Betriebsvereinbarungen
  • Arbeitssicherheit

Wenn Sie über die Tipps in diesem Artikel hinaus Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Artikelbild: https://www.scientificanimations.com / CC BY-SA

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Soziale Medien in Mint-Fächern

Campus Technology berichtet von verschiedenen Szenarien soziale Medien wie Wikipedia, Youtube oder Twitter in Mint-Fächern einzusetzen.

Beispiele aus dem Artikel:

  • Studierende entwickeln illustrierende Grafiken zu Wikipedia-Artikeln und erhalten Feedback von Nutzern aus der ganzen Welt.
  • Studierende erläutern in einminütigen Videos (ungelistet oder öffentlich) auf Youtube komplexe technische Konzepte.
  • Fragen in großen Gruppen können (in relativer Anonymität) auch über Twitter gestellt werden.
  • Ein open Source Plugin für MS Visual Studio bzw. Eclipse  erweitert die Software um soziale Netzwerkfunktionen für gemeinsame Programmentwicklung.

Dieser Blogbeitrag erschien zuerst auf dem E-Learning-Blog der HS Flensburg.

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LibreOffice auf der Owncloud als GoogleDocs Ersatz (?)

Manchmal kommt man gerade bei der länder- und hochschulenübergreifenden Zusammenarbeit kaum an GoogleDocs vorbei. Mit der ersten verfügbaren Version – des lange angekündigten – LibreOffice auf Owncloud-Basis, Collabora, könnte sich das ändern. Damit kann man auf eigenen Servern im Web eine Arbeitsumgebung mit Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationssoftware anbieten.

Derzeit ist die Software leider lediglich als Image einer virtuellen Maschine verfügbar. Spannend wird sicherlich, wenn die großen Linux-Distributionen entsprechende Paket aufnehmen. Hoffentlich schadet die aktuelle Entwicklung bei Owncloud nicht diesem interessanten Projekt.

Dieser Blogbeitrag erschien zuerst auf dem E-Learning-Blog der HS Flensburg.

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Nachlese: Workshop AK E-Learning „Elektronische Werkzeuge für die Zusammenarbeit in Präsenzveranstaltungen“

Am 12.04.2016 trafen wir uns, um im Rahmen eines Workshops verschiedene Werkzeuge für die Zusammenarbeit und Aktivierung in Präsenzveranstaltungen auszuprobieren.

Die getesteten Werkzeuge und – einige – der Ergebnisse sind in einem GoogleDoc abgelegt.
Dieser Blogbeitrag erschien zuerst auf dem E-Learning-Blog der HS Flensburg.
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Lernräume gestalten

Ein Artikel von CampusTechnology zu neugestalteten Lernräumen der Saint Xavier University erinnerte mich an eine Zufallsbegegnung in der Mensa vor einiger Zeit.

Da kam ich mit einem Ingenieur der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) ins Gespräch über unsere jeweilige Arbeit. Der Mitarbeiter der GMSH war zuständig für Installationen in den Gebäuden und wurde beinahe weiß im Gesicht, als ich von den E-Learning-Szenarien berichtete, die wir erproben: Internet-basierte Abstimmungssysteme in großen Veranstaltungen, elektronische Pinnwände zum Sammeln von Fragen und Ideen in Großgruppen usw. Die daraus resultierenden Anforderungen an WLAN aber auch Stromversorgung von hunderten von mobilen Geräten waren ihm sofort klar. Allerdings waren ihm diese Anforderungen bis dahin nie kommuniziert worden. Da zeigt sich leider – mal wieder – dass bei der Planung von Lernräumen einfach bekannte Muster in die Zukunft betoniert werden.

Wo kann man ansetzen, mit wem muss man sprechen, damit wir nicht weiter althergebrachte Lernkulturen buchstäblich zementieren, sondern wörtlich Raum für neue Lernideen schaffen?

PS: Ein weiterer Artikel in CT beschreibt den Umbau eines Einkaufszentrums zu einem Lernort des Austin Community College.

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Kollaboratives Kursdesign der Harvard Business School

In ihrem Artikel auf Harvard Business Review schildern Bharat Anand, Jan Hammond und V.G. Narayanan, wie sie ihre Kurse der Harvard Business School so gestalten, dass Zusammenarbeit und Diskussion unter den Online-Studierenden entsteht.

Ein einfacher wie effektiver Trick ist dabei, die Inhalte des Kurses erst freizuschalten, wenn die Studierenden ein Bild hochgeladen und ihr Profil erstellt haben.


Source: Arne auf FH Flensburg

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Gemeinsam zeichnen an verschiedenen Orten

Der Hersteller von Stifteingabesystemen Wacom bietet mit WILL ein Framework, das die Entwicklung von kollaborativen Zeichensystemen mit Stifteingaben erlaubt. Zeichnungen an einem Endgerät werden automatisch an die anderen Endgeräte weitergegeben.

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Tipps für die Gestaltung von Lernräumen von CT

Campus Technology schildert in einem ausführlichen Artikel, wie durch die Gestaltung von Lernräumen mit Möbeln und Technik die Voraussetzungen für aktives, kollaboratives Lernen verbessert werden können.

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Carpe Diem – MOOC zu Online Course Design von Gilly Salmon

Gilly Salmon („e-tivities“) von der Swinburne University (Melbourne, Australia) veranstaltet einen MOOC auf CourseSites.

Spannend ist der Ansatz in kleinen, überschaubaren Gruppen zu arbeiten, die anscheinend vom System zugewiesen werden, wenn der Starttermin erreicht ist. Die Anzahl der Betreuenden ist im Vergleich zu anderen MOOCs, die ich bisher gesehen habe, recht groß (10).

Beginn ist der 10.3.2014. Die Einschreibung ist bereits offen.

Tak for linket, Inger-Marie!

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Learning Designs Challenge – Summary

The challenge was interesting for me from several perspectives.

First of all, it was a good exercise in course design. Thanks again to the team and my reviewers!

Another effect was a good insight into working with CourseSites from a learner’s perspective. This will be very helpful for the design of „Teaching for Tomorrow“ (#tea4tom) (s.a. tea4tom).

So during the challenge, I took some notes on the course which follow below. Some consider the learning designer or the LDC course itself others the work with CourseSites.

Positive Take-aways

Changing Perspective

•    Just putting yourself into the perspective of some else gives you new insights.
•    Getting over organisational blindness by critique of peers.
•    Getting to know other approaches in teaching and learning. Looking at the teaching preparation (design) of other people is a little bit like a look into their head.

Tool Learning Designer

•    Pie chart to show the balance between acquisition, inquiry, practice, discussion, collaboration and production in your learning activities.
•    Export to a very readable MS Word document.
•    The tool enforces a structured approach to the preparation of lessons/modules.

Timeframe

•    Doing the challenge in a week was a bit demanding – but considering procrastination probably the way to go.

Other People – Same Problems

•    It is always good to see that you are not the only human making mistakes… 😉

Problematic Points

Workload

•    An hour a day challenge? Since the hangout sessions were already half an hour to three-quarters of an hour, it was impossible to take part in one hour a day. Maybe the course design should have been sketched on learning designer… 😉

Multi-channel

•    Curse or blessing? Information was spread through several channels (Coursesites, Twitter, padlet.com). Since pieces of information were on some channels and other pieces on others, it took time to find one’s way around. A concise but complete overview of all need-to-knows on the LMS would have been nice.

Live Video Session

•    The live video sessions were occasionally a technical challenge to the teaching team.
•    Since questions only came in through twitter and the forum, there was no real interaction with participants and hence no necessity for technical challenging live sessions. Recordings could have been better prepared and shorter.
•    The live sessions were not cut before being published as recordings. So some of them had ten minutes silence at the beginning due to delays in the beginning of the live sessions.

CourseSites

•    There were reports on Twitter of CourseSites going down – on just 270 participants. I cannot verify this so far.

Blogs in Coursesites

•    They are not intuitive (see question in Q&As of the course).
•    Can you configure whether you want updates to comments or not?!
•    With 35 and counting (3rd day) participants blogging, it is impossible to keep an overview. Needs splitting up in groups of 10 to 20 learners.
•    Facilitators concentrated on blogs with many entries in the live sessions although it was suggested to use your own blog and to post the URL in the CourseSite blog.

Peer Review in Learning Designer

•    When you decide on one design for a review, it is possible that someone else is already doing a review. There is no mechanism making sure a design is reviewed.
•    I received three reviews on my design (thanks!). But I had already revised my design and submitted the revision again after the first review. So to incorporate the feedback of the following reviewers is impossible, when you want to stay true to CC BY, because you cannot merge the designs. Only one reviewer will be named in the tool.

Tool Learning Designer

•    I experienced problems with the auto-save function when I paused too long and got logged out with my work not having been saved. Other participants reported similar problems in the forums.
•    Initially, every saving process created a new version of the design with the same name that did not get a time stamp or version number. Later this Problem was fixed.
•    An email about revisions/reuse of your designs would be helpful. Otherwise you need to go back to the tool all the time to check manually.
•    The possibility to contact other users would be helpful. I would like to thank my reviewers for the effort they put into helping me ahead.

Badges

•    Known (to Blackboard) problem of upload of open badges from Blackboard/CourseSite to Mozilla backpack.